Organiser des réunions efficaces. Pourquoi c’est plus important que vous le croyez.

Si vous avez été engagé dans un ministère, même pendant une courte période, vous savez que les réunions occupent une grande place dans l’agenda. Parfois, il se peut que la moitié de la semaine se déroule sous forme de réunions. Autour d’un repas ou d’un café. Dans une salle de conférence. Avec les anciens. Avec les responsables. Avec le comité de soutien.

Et voici ce que nous remarquons tous : les réunions varient grandement quant à leur efficacité ! Certaines rencontres produisent de réelles avancées. Elles peuvent être très stimulantes, voire amusantes. Mais d’autres sont ennuyeuses et frustrantes, car elles nous font perdre notre temps. Certaines réunions sont même fatigantes et décourageantes.

Alors, comment améliorer nos réunions ? Voici quelques pensées s’adressant à des conducteurs de réunion. C’est à eux de contrôler, de guider et de dire à quoi ressemblent les réunions (et combien il doit y en avoir).

La méditation doit rester une méditation

À un moment donné, nous nous sommes mis à penser que chaque réunion devait commencer par une méditation. Et la plupart de ces méditations finissent par ressembler à de petites études bibliques, qui s’étalent parfois sur 20 ou 30 minutes.

De telles méditations sont-elles nécessaires pour chaque rencontre ?

J’en suis conscient : le simple fait de poser cette question peut sembler non spirituel ; la Parole de Dieu ne doit-elle pas passer avant nos affaires ? Bien sûr ; mais je crois que cette pensée brouille le but de la réunion. Le but de la plupart des réunions dans le ministère chrétien n’est pas d’apporter un enseignement biblique. Nous devrions nous attendre à ce que les participants soient nourris par la Parole à d’autres endroits : le dimanche matin, dans les groupes de maison, dans leur culte personnel.

Et si jamais ils ne sont pas nourris à ces endroits-là, on ne résoudra pas le problème en ajoutant des méditations à chaque réunion. Ces personnes devraient plutôt être accompagnées pastoralement vers une vie spirituelle plus saine.

Pour les leaders qui tiendraient à une méditation au début de leurs réunions, aucun problème. Mais faites simplement une méditation (5 minutes ?) et non pas une étude biblique complète !

Les affaires font aussi partie du Royaume de Dieu

Je crois qu’il y a une autre raison pour laquelle on se sent obligé de commencer nos réunions par une méditation. C’est parce que cela prouve aux participants (et à nous-mêmes) que nous ne sommes pas là uniquement pour les « affaires ». Nous voulons prêter attention au cœur, aux personnes, et non simplement accomplir des tâches.

Autrement dit, je crois qu’une conviction se cache derrière cette attitude : les affaires sont d’importance secondaire. Bien sûr, nous devons avancer dans nos actions, mais nous voulons que tous sachent qu’il y a des choses plus importantes que cela.

Cependant, je crois que cette attitude se base sur une caricature. Elle donne l’impression que si vous êtes concentrés sur les « choses à faire », alors vous êtes non spirituels. Que ceux qui veulent avancer dans l’ordre du jour sont un peu moins « bouillants de cœur ».

Finalement, on oppose abusivement ces deux choses. Les affaires font bien partie intégrante du Royaume de Dieu. Une réunion bien organisée et bien conduite peut vraiment être une manière de prendre soin des personnes. Les conducteurs qui sont entièrement portés par le « cœur » (et qui, du coup, négligent les détails) ne sont pas toujours les meilleurs bergers.

Par conséquent, si vous voulez organiser une bonne réunion, présentez et intégrez les affaires en tant que bonnes actions du Royaume de Dieu, qui méritent notre énergie et notre attention.

Non, tout le monde n’a pas besoin de parler

Nous connaissons tous les réunions où le président a pour but de laisser tout le monde parler (ou au moins d’offrir à tous une chance de participer). Les points de l’ordre du jour s’enchaînent difficilement, car ils laissent la place à de trop nombreuses discussions et interactions pour chaque point programmé.

En apparence, laisser tout le monde s’exprimer semble une bonne idée. C’est personnel, chaleureux, accueillant. Personne n’est mis de côté.

Pourtant, les réunions de ce genre ne sont pas seulement longues, mais elles manquent régulièrement d’efficacité. Il y a quelque chose que j’ai appris, au cours de bien des réunions : les gens aiment parler (qui dirait le contraire ?). Et aussi longtemps que vous leur laissez le temps de parler, ils parleront ! En tant que président de la séance, vous devez être conscient de cela.

J’ai aussi appris, au cours des années, que les discussions qui se prolongent n’apportent souvent pas plus d’éléments pour prendre les bonnes décisions. Les arguments et les idées sont souvent répétés, encore et encore, par différents participants, et nous n’avançons pas vraiment.

Récemment, j’ai assisté à une assemblée générale où le président, après un temps de discussion très long, a lâché quelque chose comme : « Bon, on dirait que tout ce qui peut être dit a été dit ; simplement, tout le monde n’a pas eu l’occasion de le dire. » À ce moment-là, beaucoup de personnes qui attendaient la parole se sont rassises sur leur siège. Elles ont réalisé que ce qu’elles s’apprêtaient à (re)dire avait déjà été dit. Continuer à discuter n’est pas toujours le mieux.

Il faut le dire : ce n’est pas toujours facile pour un conducteur de réunion de savoir quand stopper la discussion ou quand la laisser continuer. Parfois, il faut qu’elle continue. Cette décision sera souvent prise en fonction de la nature du point de l’ordre du jour. Les points mineurs peuvent être passés plus rapidement, sans forcément multiplier les prises de parole, alors que vous pouvez laisser plus de marge pour les points importants.

Pensez à ce que coûte une réunion

Souvent, ceux qui convoquent à une réunion oublient de calculer le coût de ladite réunion. Non pas le coût en argent, mais en temps. Par exemple, une réunion d’anciens de 12 personnes qui dure 4 heures « consomme » 48 heures de temps de ministère. C’est plus qu’une semaine de travail entière!

Cela ne veut pas dire que la réunion ne devrait pas avoir lieu ; certaines rencontres doivent avoir lieu (les réunions d’anciens, en particulier). Mais cela veut dire que le conducteur de la réunion devrait se poser cette simple question : est-ce que cette réunion mérite cela ?

Que pourraient faire les anciens avec 48 heures de temps de ministère ? Ils pourraient visiter des membres de l’Église. Ils pourraient passer du temps avec leurs enfants (qu’ils n’ont pas beaucoup vus cette semaine). Ils pourraient partager l’Évangile avec un voisin. Et si la réunion est réduite à 2 heures, cela fait économiser tout de même 24 heures!

Penser à ce que ça coûte va révolutionner votre rapport aux réunions. Il ne s’agit pas seulement du temps passé ensemble, mais du temps perdu qui pourrait être passé à faire d’autres choses. Voilà ce qui pourrait rendre vos réunions moins nombreuses, plus courtes et plus efficaces.

Et l’efficacité a une vraie importance : comme Paul nous le rappelle, il faut « racheter le temps, car les jours sont mauvais. » (Éphésiens 5.16).

Tic, tac…

Un des défis classiques est de maîtriser la longueur des réunions. Les réunions sont comme des projets de travaux dans votre logement : ils vont toujours prendre plus de temps que ce que vous planifiez !

Alors, comment garder le contrôle ? Adopter les points précédents vous aidera déjà beaucoup. Mais je vous recommande en plus une solution très simple : utilisez un chronomètre pour minuter les différentes parties de votre réunion.

Prévoyez un certain nombre de minutes pour chaque point de l’ordre du jour, et confiez ensuite le chronomètre à une personne qui informera le groupe du temps qui reste.

D’accord : ça semble très anti-spirituel ! Mais en même temps, c’est aussi très spirituel ! Avec Éphésiens 5.16, cité plus haut, c’est là un moyen d’économiser du temps pour le Royaume. Après tout, est-ce que perdre du temps aide à l’avancement du Royaume de Dieu ?

Il est évident que votre ordre du jour ne va pas coller parfaitement au minutage prévu. On peut s’offrir une rallonge sur un point, mais alors avec l’accord de tout le groupe. Et cet allongement forcera les gens à être plus brefs. En étant dans les temps, le groupe deviendra plus efficace.

Des décisions, pas des informations

Ce dernier conseil est très important. Il existe bien des réunions qui sont des réunions « d’information ». C’est un temps où des informations sont échangées, des rapports sont donnés, les personnes sont informées.

Parfois, ce genre de réunion est utile – particulièrement si votre groupe se rencontre rarement (quelques fois par année seulement). Mais dans la plupart des équipes, on peut se communiquer des informations ailleurs qu’en réunion.

Je vous encourage donc à faire de vos réunions des lieux de décision. Se rencontrer pour discuter des décisions stratégiques clé, pour débattre d’un changement de politique, pour parvenir à une conclusion sur un problème urgent.

Dans ce type de rencontres, le participant n’écoute pas seulement des rapports ennuyants, mais participe activement à un processus de décision. C’est là que des dons peuvent s’exercer, que la sagesse d’un groupe peut être utilisée, que des objectifs concrets peuvent être définis, que la sagesse biblique et théologique peut être appliquée.

Il est très rare qu’on reparte frustré de ce genre de réunion. Au contraire, on a l’impression que la réunion était vraiment utile. Et ça fait toute la différence.

Conclusion

S. Truett Cathy, le fondateur de la chaîne de fast-food Chick-fil-A, a dit un jour : « La nourriture est essentielle pour vivre ; alors faites-la bien. »

On pourrait dire, concernant les réunions dans le ministère : « Les réunions sont essentielles pour le ministère ; alors faites-les bien. »

Nous aurons toujours des réunions. Elles sont indispensables dans le ministère chrétien. Mais nous pouvons les rendre meilleures. Et les rendre meilleures, contrairement à ce qu’on pourrait penser, pourrait être un pas spirituel pour contribuer à faire avancer le Royaume.

Merci à Cédric Jung pour la traduction de l’article.